【律师实务】合同管理的内容

  文 ▏曾鲁翠（公司法专业律师）

上一期，小编已经对合同管理的定义以及为何将合同管理作为一项体系性的工作做了阐述。今天，小编从合同管理的全流程、系统性及动态性角度出发，聊聊合同管理的内容。

1、合同主体可能存在的问题

（1）合同相对人不具备相应资信、能力；

（2）合同相对人为法人的职能部门、未办理营业执照的分支机构或直属机构，缺乏履约能力；

（3）合同相对人无代理权、超越代理权或代理权过期；

（4）我方代理人未经授权或授权终止后仍进行签约。

2、对于不同主体的审查内容

（1）法人：审查营业执照、信誉状况、资质等级等情况。

（2）非法人单位：审查其是否登记取得营业执照或其所从属的法人单位的资格及其授权。

（3）外方当事人：审查是否合法存在；是否为法人；名称、注册地等。

（4）自然人：审查是否具有相应的民事行为能力。

（5）保证人：审查其主体资格的合法性。

（6）代订立合同的代理人：审查代理身份和代理资格，对于其授权，尤其注意审查被代理人、代理人的身份证明、工作单位、联系电话等信息，代理权限的范围、代理的权限存续的时间等。

（7）其他：特殊行业的当事人，需审查对方的生产许可证、经营许可证或相应的资质。

此外，对于重大合同，还应对合同相对方的履约能力进行考察，具体方法包括：

（1）通过注册资料、公司历史背景、经营状况等信息的调查，可以了解企业的合法性、公司规模和贸易方式； 

（2）通过经营状况、财务报表及银行资料、以及支付记录等信息的调查，可以了解企业的支付款能力和信用习惯； 

（3）通过对被调查对象的诉讼、抵押及破产等公共信息的调查，可以了解企业的安全性；

（4）实地考察；

（5）委托律所进行尽职调查。

1、合同的主要内容

（1）合同商务部分：合同的主要条款应该由合同双方斟酌商量谈判，建议律师全程参与，不仅可以调解双方的气氛，在了解谈判背景以及全过程的情况下，有利于把握合同的具体情况。

（2）合同非商务部分：违约责任；合同的解除条款；解决争议的方法；保证担保及抵押合同；签字盖章；不可抗力条款等。该部分建议由律师审核确认。

2、合同的基本规范

（1）注意交易实施的安全性和可操作性。

（2）注意对合同订立后的可变更情形的约定（考虑周全，避免纠纷）。具体包括：不可抗力；社会因素中的国家法律政策调整、市场价格重大波动等情势变更；合同一方当事人死亡或者企业终止清算等。

（3）注意合同纠纷发生的可能性（尽可能将双方的权利义务及违约责任条款约定清楚）。

（4）注意合同文本语言表达的准确性和规范性（如定金与订金；权利与权力；抵押与质押等）。

合同审查的各个部门（经办人员、主管人员、财务人员、法务等)应对合同提出各方面专业意见，进而影响某项合同是否签订或者如何签订。然而合同审查尤应注意一点，对合同审查是为控制风险，而非扼杀交易，应注重“以法律手段防范风险”而不仅仅是“防范法律风险”，以帮助实现企业目标。

合同一般均以盖章签字生效，因此盖章就是合同的临门一脚，对该环节也应加倍注意。

目前，盖章中存在的问题主要有：

（1）项目印章管理不善；

（2）越权使用项目章签订合同甚至提供担保；

（3）项目印章失控，完全交由他人管理；

（4）私刻印章、伪造公章。

合同签署完成后应交由专人保管，并严格按照合同约定开始履行。合同的履行需要注意以下问题：

1、签署合同后，应及时将原件交给存档部门存档，并由合同执行的负责人留存合同副本，以便随时查阅合同并按照合同约定内容履行合同。

2、合同执行负责人督促企业各部门推进合同履行进度，例如作为建设施工合同的发包方，既要及时提供设计图纸、控制施工节点又要按时付款、及时验收。在保证自身如约履行的情况下，也要按照合同约定的节点确认对方是否及时履约，如对方没有按照合同约定履行义务，则要及时行使合同履行的三种抗辩权（同时履行抗辩权、先履行抗辩权及不安履行抗辩权），以保证自身不会因单方继续履行而产生更多的损失。

3、合同履行过程中若出现履行障碍应及时通知对方，并协商处理方式。很多时候合同履行出现障碍及时通知了对方可避免造成严重损失甚至不产生损失，而不及时通知对方则会造成根本违约。如买卖合同的卖方，因自身货源不足无法供货，及时通知对方后，对方可寻找其他卖家，但若临近交货期，则对方没有时间再更换卖家，最终影响买家使用造成严重违约后果。

4、合同履行过程中注意使用约定的联系方式，对于对方的通知、变更也要核实是否是约定人员、约定地址发出。

5、合同履行过程中若出现对方违约，应及时采取救济手段，进行催促或提起法律救济程序，以免超过时效。

合同档案管理是对已履行完毕合同的管理，是企业合同管理的重要组成部分之一。合同履行完毕后，可能还会产生有关质量担保等争议和纠纷，合同仍然可能成为重要证据和文件在后续的诉讼和仲裁中使用，完善的合同档案管理有利于各个部门查阅和总结经验。

合同存档的具体操作建议：

（1）建立完善的合同档案管理制度，分类保存。

（2）建议由法务部统一存档，统一编号，台账登记。

（3）根据合同的种类、重要性等给予不同的保存期限。整理合同档案，形成便于各个部门查阅和寻找的电子信息系统。

（4）法务部收到原件后，出具文件移交清单给合同经办部门，原件扫描后归档，原则上不再使用。法务部根据经办部门需求，提供复印件并加盖“本件与原件核对无误”并签名后，作为公司内部部门保存和财务结算使用，在公司内部等同于原件。

（5）总结合同履行情况，吸取经验和教训。